هانا بیتس: به HBR در زمینه رهبری، مطالعات موردی و گفتگو با کارشناسان برتر تجارت و مدیریت در جهان خوش آمدید، که به صورت دستی انتخاب شده اند تا به شما کمک کنند بهترین ها را در اطرافیان خود باز کنید. شنیده شدن در محل کار به این نیست که با صدای بلند چیزی می گویید… بلکه به این است که حرف درست را در زمان مناسب بگویید. به عبارت دیگر، در مورد استراتژی است. و ایمی گالو، سردبیر HBR و متخصص تعارض در محل کار، می‌گوید این برای موفقیت شغلی شما بسیار مهم است. در این قسمت، او نکاتی مبتنی بر تحقیق را برای چگونگی شنیدن ایده‌های خود در محل کار ارائه می‌کند – از انتخاب کلمات مناسب گرفته تا زبان بدن. این قسمت در ابتدا به عنوان بخشی از راهنمای HBR مجموعه ویدیویی در آوریل 2024. اینجاست.
امی گالو: [WHISPERING] من چیزهای مهم زیادی برای گفتن دارم و به نظر می رسد هیچ کس هرگز صدایم را نمی شنود. [NORMAL VOICE] چی؟ [LOUD VOICE] من چیزهای مهم زیادی برای گفتن دارم و به نظر می رسد هیچ کس هرگز صدایم را نمی شنود. [NORMAL VOICE] اوه، باشه، الان میشنوم اما واداشتن مردم به شنیدن بیشتر به حجم ارتباط دارد تا استراتژی. و در محل کار، شنیده شدن تأثیر زیادی بر این دارد که آیا شما به عنوان شایسته دیده می شوید، برای کاری که انجام می دهید اعتبار می گیرید و می توانید کار خود را انجام دهید. در این ویدیو، من قصد دارم نکاتی را برای افزایش شانس شنیدن شما در محل کار بدون نیاز به جیغ زدن به اشتراک بگذارم.
اول از همه، خوب گوش کنید. قبل از اینکه بتوانید انتظار داشته باشید دیگران به شما گوش دهند، باید گوش دادن فعال و متعهدانه را درک کرده و نشان دهید. مطمئناً یک شنونده خوب ساکت خواهد بود، اما همچنین نشان خواهد داد که نکات گوینده را با دقت پردازش می کند. ما یک ویدیوی کامل دیگر در مورد گوش دادن فعال، با نکات بیشتر، داریم که در توضیحات به آن لینک خواهیم داد. نکته اینجاست که گوش دادن پیش نیاز شنیده شدن است.
حالا بیایید در مورد اینکه چه کارهایی می توانید انجام دهید وقتی نوبت شماست صحبت کنیم. زمینه سازی کنید. چند کار وجود دارد که می توانید برای افزایش شانس شنیده شدن انجام دهید. در کوتاه مدت، می توانید همتایان خود را به تمرکز تشویق کنید. به خاطر داشته باشید که به احتمال زیاد برای جلب توجه در حال رقابت هستید. همکار شما ممکن است ایمیل آنها را چک می کند، به جلسه بعدی خود فکر می کند، یا احساس می کند حواسش به زندگی مدرن پرت شده است. برای جلب توجه آنها، می‌توانید به سادگی با گفتن جمله‌ای مانند: «در صورت امکان، از توجه کامل شما خوشحال می‌شوم. همچنین می‌دانم که ممکن است در حال حاضر چیزهای دیگری در ذهنتان باشد، و خوشحالم که هر زمان که برای شما خوب بود به این موضوع بازگردم.»
ایده کوتاه مدت دیگر این است که چیزهای مهم را به صورت مکتوب درج کنید. تحقیقات نشان داده است که افراد تنها بخش کوچکی از چیزهایی را که گوش می دهند به خاطر می آورند. اگر در محیطی هستید که مخاطبان شما می توانند همزمان بخوانند و صحبت های شما را بشنوند، احتمال بیشتری وجود دارد که آنچه شما برای گفتن دارید جذب کرده و حفظ کنند. در نهایت، و این یکی زمان بیشتری می برد، با افراد اطراف خود روابط برقرار کنید. برای شناختن آنها و کسب اعتبار کمی وقت بگذارید. هرچه بیشتر در سطح شخصی به شما احترام بگذارند، به احتمال زیاد برای گوش دادن به حرف های شما وقت می گذارند.
به حرفاتون دقت کن رئیس یا همکار شما احتمالاً بخش زیادی از روز خود را صرف گوش دادن به دیگران می کند، بنابراین شما زمان محدودی برای جلب توجه آنها و شنیده شدن دارید. به اصل مطلب برسید و فقط زمینه لازم را برای شنیدن پیام خود فراهم کنید. نویسنده بن پار به ما یادآوری می کند که “توجه مهم ترین ارزی است که هر کسی می تواند به شما بدهد.” پس عاقلانه خرج کن
در مرحله بعد، کلمات خود را با دقت انتخاب کنید، به خصوص در شرایطی که احساسات قوی می تواند مانع از شنوندگان دقیق افراد شود. نویسنده و کارشناس ارتباطات هالی ویکس پیشنهاد می کند زبان خود را ساده، واضح، مستقیم و خنثی نگه دارید. در اینجا چند قانون خوب برای شنیده شدن در یک موقعیت گرم آورده شده است.
دیدگاه خود را به عنوان نظر خود در اختیار داشته باشید. جملات را به جای شما با من شروع کنید تا شنونده شما احساس اتهام و خاموشی نکند. با شروع، می توانم نشان دهم که نقش خود را در یک موقعیت تصدیق می کنید و به شما کمک می کنم تا آنچه را که امیدوارید اتفاق بیفتد شناسایی کنید. به عنوان مثال، «در دریافت اعداد گزارشتان دیر به شما رسیدم، زیرا احساس کردم ممکن است روش‌های من را زیر سوال ببرید. من می خواهم هوا را پاک کنم تا گزارش بعدی ما به موقع و موفق تر باشد.
با عباراتی مانند «از گفتن این حرف خیلی بدم می‌آید» یا «این کار برای من واقعاً سخت است» عذرخواهی نکنید. این امر تمرکز را از موضوع مورد نظر دور می کند و باعث می شود که فرد احساس کند قبل از حرکت به جای گوش دادن با دقت، موظف است از احساسات شما مراقبت کند.
استفاده کنید و به جای اما. برای اینکه حق با شما باشد، لزومی ندارد که شخص دیگری اشتباه کند. اما یک کلمه به طور طبیعی جنگنده است، و می تواند همتای شما را مجبور به گوش دادن کند. در مقابل، استفاده از و می تواند در حل مشکلات مشارکتی مشارکت کند، مانند “شما اشاره کردید که ما به X نیاز داریم. و من نگران این هستم که منابع را از Y خارج کنم. گزینه های ما در اینجا چیست؟” این انتخاب کلمه می تواند شنونده شما را به هیجان بیاورد و او را به شنیدن واقعی آنچه شما برای گفتن دارید بکشاند.
به طور مشابه، از فرضیات برای شروع یک بحث تخیلی استفاده کنید، که جذاب تر از بحثی است که همه از نکات خود دفاع می کنند. می‌توانید بگویید، “شنیده‌ام که شما نگران A هستید. من نمی‌دانم که آیا می‌توانیم این کار را با شروع با B انجام دهیم. چه شکلی خواهد بود؟”
نویسنده بن پار به ما یادآوری می کند که تکرار نیز کلید جلب توجه مردم است. این می تواند به آنها کمک کند تا ایده ای را که ممکن است مستعد نادیده گرفتن آن بوده اند بپذیرند. خط آخر، از تکرار یک پیام نترسید اگر می خواهید پیامی در آن غرق شود، از تکرار یک پیام نترسید.
در صورت نیاز، متن مکالمه را تغییر دهید. علیرغم بهترین نیت ما، گفتگوها همیشه طبق برنامه پیش نمی روند. اشیا ممکن است گرم شوند یا به روش دیگری از ریل خارج شوند. و وقتی این اتفاق بیفتد، مردم قطعا صدای شما را نخواهند شنید.
توصیه من؟ وحشت نکنید. مکث کنید و یک قدم ذهنی به عقب بردارید تا موقعیت را به طور عینی ببینید، انگار که مگس کنجکاوی روی دیوار هستید. آنچه را که در حال وقوع است چگونه توصیف می کنید؟ «هوم چقدر جالب هر بار که اعداد فروش را می‌آورم، دیگر گوش نمی‌دهد و صدایش را بلند می‌کند.»
سپس آنچه را که مشاهده می کنید بیان کنید و روش دیگری را پیشنهاد دهید. می‌توانید بگویید: «متوجه می‌شوم وقتی اعداد فروش بالا می‌آیند، به نظر ناامید می‌شوید. اگر سرمان را جمع کنیم، فکر می‌کنم می‌توانیم راهی برای عبور از این موضوع پیدا کنیم. آیا شما ایده ای دارید؟» این امر مکالمه را به صحبت در مورد خود فرآیند تغییر می‌دهد تا بتوانید به جای بحث قدرت بر سر اینکه چه کسی درست می‌گوید و چه کسی اشتباه می‌کند، به اصل موضوع بازگردید.
در اینجا برخی از عبارات جایگزین وجود دارد که می توانید از آنها برای سازنده تر کردن گفتگو استفاده کنید. “من دیدگاه متفاوتی دارم، اما واضح است که شما فکر می کنید این ناعادلانه است. چگونه می توانیم این را رفع کنیم؟» “آیا می توانید به من کمک کنید تا بین این موضوع و موضوعات دیگری که در مورد آنها صحبت می کنیم ارتباط برقرار کنم؟” “آیا چیزی وجود دارد که بتوانم بگویم یا انجام دهم که بتواند شما را متقاعد کند که گزینه های دیگری را در اینجا در نظر بگیرید؟”
در مرحله بعد، به زبان بدن خود و همتای خود توجه کنید. کلماتی که از دهان شما بیرون می آیند فقط نیمی از داستان هستند. ارتباط غیرکلامی شما می تواند آنچه را که برای گفتن دارید تضعیف یا ارتقا دهد. اقدامات بی کلام، مانند اشاره یا خمیدن تهاجمی با انگشت، می تواند بیانگر این باشد که شما زیاده روی هستید یا علاقه ندارید. اعتماد به نفس در اینجا کلیدی است. مردم را جذب می کند و به آنها انگیزه می دهد تا گوش دهند.
پس چگونه با اطمینان ارتباط برقرار می کنید؟ نویسندگان ایمی جن سو و موریل میگنان ویلکینز از مخفف CENTER برای کمک به مردم برای یادآوری شش منبع کلیدی ارتباط غیرکلامی استفاده می کنند. C مخفف وضعیت مرکزی بدن است. وضعیت شما چطور است؟ آیا بلند ایستاده اید یا خمیده اید؟ E ارتباط چشمی است. آیا تماس چشمی برقرار می کنید یا از آن اجتناب می کنید؟
N، حرکات طبیعی. با دست ها، شانه ها و پاهایت چه می کنی؟ آیا بی قراری می کنید، مشت های خود را گره می کنید یا به طور طبیعی ژست می گیرید؟ T مخفف تن، تمپو، زمان بندی است. آیا واضح، آرام و شنیدنی صحبت می کنید؟ E، حالات صورت. چه عباراتی می سازید؟ و چگونه می توان آن ها را تفسیر کرد؟ و در آخر، R مخفف مناطق و سرزمین است. چگونه فضای اتاق را اشغال می کنید؟
این البته در حال حاضر جای تامل زیادی دارد. بنابراین در حین صحبت کردن، این سوالات را از خود بپرسید. نکته کلیدی این است که به سادگی از پیام هایی که فراتر از کلماتی که از دهانتان بیرون می آیند می فرستید آگاه باشید.
همچنین می‌خواهید به زبان بدن طرف مقابل توجه کنید تا سرنخ‌هایی در مورد میزان استقبال او از آنچه می‌گویید داشته باشید. اگر متوجه چیزی شدید، مشاهده ای مانند این را در نظر بگیرید: «می شنوم که می گویید با این رویکرد خوب هستید، اما به نظر می رسد که هنوز ممکن است نگرانی هایی داشته باشید. آیا من آن را درست می خوانم؟ آیا باید با آنها صحبت کنیم؟»
یک یادداشت جانبی برای مدیران در اینجا – همه کارمندان شما چیزهای ارزشمندی برای گفتن دارند. اما همه آنها به احتمال زیاد راه های مختلفی برای برقراری ارتباط یاد می گیرند. من از شما می‌خواهم که نسبت به تعصبات فرهنگی، جنسیتی یا موارد دیگر که برخی از سبک‌ها را بر دیگران ترجیح می‌دهند، بیش از حد آگاه باشید. به عنوان مثال، آیا جلسات به گونه‌ای تنظیم می‌شوند که افراد درون‌گرا و برون‌گرا فرصت‌های برابر برای شنیده شدن و کسب اعتبار برای ایده‌های خود داشته باشند؟ آیا برخی از افراد در سازمان شما به دلیل اعتماد به نفس درک شده و نه استعداد واقعی، تمایل دارند نسبت به دیگران ارزش و برتری داشته باشند؟ بسیار مهم است که همه را بشنوید و آن رفتار را برای دیگران مدل کنید.
شما سزاوار شنیده شدن هستید، اما این همیشه به این معنی نیست که خواهید شنید. چند قانون ساده وجود دارد که به شما کمک می کند تا خود را اثبات کنید و این شانس را افزایش دهید که مردم به نظرات شما گوش دهند و به نظرات شما احترام بگذارند. ممنون که تماشا کردید همه این استراتژی ها بر اساس مقالات HBR هستند که در توضیحات لینک شده اند. آیا توصیه ای در مورد چگونگی افزایش شانس شنیده شدن دارید یا موضوعات مهم دیگری دارید که می خواهید آنها را پوشش دهم؟ در زیر نظر دهید. فعلا خداحافظ
هانا بیتس: این امی گالو، سردبیر HBR بود راهنمای HBR سری ویدیویی گالو یک متخصص در تعارضات و ارتباطات در محل کار است و او یکی دیگر از پادکست های عالی HBR را میزبانی می کند. زنان در محل کار. جدیدترین کتاب او است کنار آمدن: نحوه کار با هر کسی (حتی افراد دشوار). چهارشنبه آینده با گفتگوی دست‌چین شده دیگری درباره رهبری از هاروارد بیزینس ریویو باز خواهیم گشت. اگر این قسمت را مفید دیدید، آن را با دوستان و همکاران خود به اشتراک بگذارید و نمایش ما را در پادکست های اپل، اسپاتیفای یا هر جایی که پادکست های خود را دریافت می کنید دنبال کنید. تا زمانی که آنجا هستید، حتما نظر خود را برای ما ارسال کنید. وقتی برای پادکست‌ها، مقالات، مطالعات موردی، کتاب‌ها و ویدیوهای بیشتر با کارشناسان برتر تجارت و مدیریت در جهان آماده شدید، همه آنها را در HBR dot org بیابید. این قسمت توسط ایمی گالو، اسکات لاپییر، جسیکا گیدال، آن ساینی و من، هانا بیتس تهیه شده است. ایان فاکس سردبیر ما است. ویدئو از الی هنین. طراحی توسط الکس بلسر و کارن پلیر. موسیقی از Coma Media. تشکر ویژه از مورین هوچ، نیکول اسمیت، اریکا تراکسلر، رمزی خباز، آن بارتولومی و شما – شنونده ما. هفته آینده می بینمت.